Smart Storing möter framtidens utmaningar med digitalisering

”Vi har en spännande tid framför oss i en bransch som förändras mycket just nu. Vi kommer noggrant att följa den utvecklingen och anpassa oss, så att vi kan fortsätta vara en viktig partner och leverantör till våra partners.”

Lång relation

När vi åker till Kjell Johansson, ägare och vd, för en pratstund, beger vi oss till Orust och svänger av strax innan Henån. Här ute på ön blir vägen smalare och smalare där den snirklar sig mellan gårdarna.

Det är inte första gången vi är här, företaget har haft kontakt med oss på IUC Väst genom Industriell Dynamik sedan 2011 och varit medlem sedan 2014.

Vi är bara ett telefonsamtal bort

Företaget har alltid haft lätt att lyfta luren för att ta upp något önskemål eller problem man söker svar på. Till exempel kom man med en fråga om vi kunde hjälpa dem med exempel på hur man arbetar med digitala möten under pandemin. Frågan blev en fokusgrupp där de delade med sig sin inställning till digitala möten och hur man valt att ”med enkla medel försöka köra en stor del av kommunikationen digitalt”.

Företaget har hela tiden aktivt deltagit i våra aktiviteter, alltifrån IUC Västdagar och information om Brexit till fokusgrupper om CE-märkning och nyckelkundsbearbetning. Just fokusgruppen i CE-märkning ledde genom Industriell Dynamik till en direktkontakt med en RISE-expert som kunde råda hur de skulle gå vidare.

En del hjälp på traven fick man från Enterprise Europe Network dit små och medelstora företag bland annat kan vända sig för att hitta internationella affärskontakter.

Produktionsanalys

För några år sedan gjorde vi en Produktionsanalys på Smart Storing. Kjell, hur påverkade den er verksamhet?

Vi håller på med ett omfattande arbete för att öka vår effektivitet och analysen gav oss en karta åt vilket håll vi skall gå på lång sikt. Vi tar det i tre steg:

• Fusion av de bägge bolagen
• Digitalisering vilket också innebär en omorganisation av administrativa arbetsuppgifter (läs mer nedan)
• En förändring i montering och lager där vi kommer använda delar av resultatet från analysen

Utbildning

Senast skickade man ett par medarbetare till den Handledarutbildning vi anordnar i samarbete med Teknikcollege. Den är för alla som i sitt arbete träffar och/eller handleder lärlingar eller tar emot nyanställda och praktikanter ute på företagen.

Digitalisering

Smart Storing deltog i Digiresan Företagsutveckling och har många bra erfarenheter. Vi lämnar ordet till Kjell:

Vi har haft två företag som vi för ett par år sedan fusionerade. Vi valde att som case lägga ihop produktionsstyrningsprogrammet med affärssystemet, säger Kjell. Nu är nästa steg att lägga till vårt CRM-system där vi styr och har hand om våra kunder. Vi får ett enda då. Det fjärde steget är att integrera vår hemsida i alltihopa.

Vi matchades med IT-expertis utifrån vårt speciella case. Vi ville veta hur vi ska arbeta med våra system för att både säljavdelning och produktionen ska få ut det de behöver. Systemen vi hade från början var Prodtime och Visma och vi insåg att de behövde integreras.

Effekter

Än så länge kan vi inte se effekterna fullt ut men vi har bland annat genomfört en mindre organisationsförändring. När allt är klart ser vi stora tidsbesparingar och en bättre kvalitet.

Hela projektet var svårare och mer komplext än vi trodde! Och vi är fortfarande inte färdiga, har fortfarande finjusteringar kvar, säger Kjell.

Tankar kring digitalisering

Det har varit mycket svårare än vi trodde och vi har lärt oss att det är viktigt att inte ta beslut om till exempel byte av system för fort.  Det tar också mer tid än man tror, menar Kjell.

Det är också viktigt att arbeta med rätt kompetens externt. IT-experten har tillfört stor teknisk kompetens som vi inte hade själva. Vi har lärt oss om datorhantering överlag – att automatisera uppdateringar till exempel.

Kommande steg

Vi fortsätter vårt arbete med systemsammanslagningen och kommer sen att fortsätta med hemsidan som ska ha en inloggningsfunktion för återförsäljarna där priser, lagerstatus osv. visas.

Vi fortsätter gärna ta stöd från liknande digitaliseringsprojekt och vill öka vårt utbyte med andra företag inom digitalisering genom till exempel nätverk och utbildningar. Att arbeta vidare med coachen/coacherna utanför projektet är också något vi gärna gör, avslutar Kjell.

Kjells viktigaste lärdomar från Digiresan

• Hela laget behöver vara med
• Att man får input från olika håll – ett ordentligt researcharbete för att ta in kunskap från andra företag
• Tid måste avsättas för att vara med på satsningar – lägg till marginal! Allt tar mycket längre tid än man tror
• Ta inte stora beslut för fort

I framkant

Företaget har vuxit mycket sedan 1986 – varför tror du ni finns kvar?

Vi försöker vårda våra relationer med våra kunder på ett konstruktivt sätt. Vi är lyhörda och försöker ligga i framkant med produktsortimentet i den nisch som vi verkar i. Som företag är vår styrka också att vi är flexibla och lyhörda till våra kunders behov. Att vi äger hela kedjan från konstruktion till slutleverans via produktion, säger Kjell.

Vi försöker också att vara en bra arbetsgivare för de som jobbar här. Den första person som jag anställde 1989 gick i pension i maj i år.

Positiv utveckling

Hur ser du som grundare och ägare till företaget, på er utveckling?

Vi är i en positiv utvecklingsfas och vår försäljning kommer att öka med 30% i år jämfört med 2021. Vi har en spännande tid framför oss i en bransch som förändras mycket just nu. Vi kommer noggrant att följa den utvecklingen och anpassa oss, så att vi kan fortsätta vara en viktig partner och leverantör till våra kunder.

Kjells tre tips till andra mindre företag

Ann-Charlotte Karlsson
Industriutvecklare
IUC Väst AB
Telefon: 0730-827 100
E-post: ann-charlotte.karlsson@iucvast.se